Une ASBL doit, bien évidemment, tenir une comptabilité ! C’est une obligation imposée par le législateur et ce, quelle que soit sa taille, même si les obligations des petites ASBL ne sont pas aussi imposantes que celles des grandes ou très grandes ASBL .
Ainsi, une petite ASBL n’est pas obligée de tenir une comptabilité en partie double, mais peut simplement tenir une comptabilité simplifiée. (L. du 27 juin 1921 article 17 § 2, modifiée par la loi du 2 mai 2002, « Les associations tiennent une comptabilité simplifiée portant au minimum sur les mouvements des disponibilités en espèces et en comptes, selon un modèle établi par le Roi). C’est-à-dire un état des recettes et des dépenses.
Mais il ne s’agit en rien d’une lubie du législateur. Il y a une volonté de favoriser la meilleure gestion possible, d’obtenir une plus grande transparence (A.R. du 23 juin 2003 ; publié au M.B., le 11 juillet 2003).
Pourquoi tenir une comptabilité pour une ASBL ?
Une comptabilité est, tout simplement, le meilleur outil de gestion. En interne, elle a pour but de fournir des informations financières qui seront nécessaires à la bonne gestion de l’ASBL. La comptabilité permet également de fournir des données de comparaison et d’analyse.
Une comptabilité permettra donc de prendre les décisions les plus adéquates pour la bonne continuité de l’association. En effet, sinon, comment serait-il possible de prendre un jugement éclairé en matière d’investissements ou en matière de stratégie à long terme ? Rappelons que la durée de vie d’une ASBL n’est pas limitée dans le temps, à moins que cela ne soit clairement spécifié dans ses statuts. La comptabilité est donc nécessaire pour pouvoir avoir une vision dans le temps. Elle servira également à vérifier et à préparer les opérations courantes, en maximisant l’efficacité opérationnelle. En effet, ce n’est pas parce qu’une ASBL n’a pas d’activité lucrative, qu’elle ne se doit pas d’être la plus efficiente possible.
Qui peut consulter la comptabilité de l’ASBL ?
Les membres de l’association peuvent, sous certaines conditions, avoir accès aux documents comptables (A.R. du 26 juin 2003 relatif à la publicité des actes et documents des associations sans but lucratif et des fondations privées), ce qui a pour but de renforcer les contrôles de bonne gestion.
Mais, il n’y a, à l’évidence, pas qu’en interne que la comptabilité peut servir. Des personnes ou des organes externes à l’ASBL doivent pouvoir prendre connaissance de sa comptabilité. Nous pensons notamment aux organismes de contrôle ainsi qu’aux établissements de crédit.
En fonction de la taille de votre ASBL, le processus de comptabilité sera différent qu’elle soit petites ASBL ou une grandes ou très grandes ASBL. Mais comment savoir quel type d’ASBL vous concerne ?