Les clés d’une bonne communication

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Événement d’ASBL : les clés d’une bonne communication

L’organisation et la réussite d’un événement passent d’abord par une communication globale. C’est pourquoi votre ASBL doit se mettre dans la peau d’un expert en marketing. Voici quelques idées pour vous y aider.

Jeu d'échec/ stratégie

Pour se faire connaître et pour récolter des fonds, il est fortement conseillé d’organiser des événements. Si vous voulez vous assurer qu’un maximum de personnes soient présentes, votre communication se doit d'être irréprochable. 

Organiser un événement : les questions à se poser

1. Quels sont nos objectifs?

Tout d’abord, vous devez connaître les objectifs que vous désirez atteindre via cet événement. Voulez-vous vous faire connaître ? Récolter de l’argent ? Faire le buzz ? Faire un événement pour souder votre équipe ? Votre communication sera mieux préparée.

2. Qui voulez-vous viser ?

Quelle est votre cible ? Des bénéficiaires potentiels ? Des partenaires ? Des bénévoles ? Vos employés ? Des donateurs ? Les pouvoirs publics ? Le secteur ? 

Il est important de connaître sa cible car elle va déterminer votre communication et votre organisation le jour J. Selon le public, la nature de l’événement pourra également changer : un séminaire, un atelier, des portes ouvertes, une conférence, etc.

Comment allez-vous faire passer votre message ? Il faudra l'adapter selon votre cible! 

3. Où organiser l’événement ?

Suivant votre cible, la zone géographique aura toute son importance.

Votre événement aura lieu à l’extérieur ou à l’intérieur ? Allez-vous louer un local ou le faire dans les locaux de l’ASBL ? L’accès est-il adapté à tous les types de transport ? Privilégiez-vous les transports en communs?

Toutes ces questions sont importantes afin d’anticiper certaines complications.

4. Quand organiser votre événement ?

La période, saison, journée ou heure sont bien sûr stratégiques. Si vous ciblez les familles ou enfants, privilégiez le mercredi ou le week-end. Si ce sont des professionnels, préférez les mardis ou jeudis hors vacances scolaires.

Vous connaissez toutes les réponses à ces questions? Vous pouvez alors commencer à élaborer votre stratégie de communication.

Communiquer avant votre événement

Diffusez votre événement sur des supports et canaux stratégiques. Il y en a tellement, le tout est de savoir s'en servir: e-mail, réseaux sociaux, affiches, flyers, cartons d’invitation, etc.

  • Les emails vous permettent de toucher une large cible.
  • Les réseaux sociaux prouvent que vous êtes présents, accessibles et modernes!
  • Les cartons d’invitations sont pour les invités plus privilégiés, ceux qui vous suivent depuis la création de votre association, les journalistes, par exemple. Attention les invitations "papier" ont un coût.

Planifiez l'envoi de vos invitations sur plusieurs mois avec des rappels. 

Communiquer pendant votre événement

Durant votre événement, la communication est aussi importante. Vos invités ont fait l’effort de se déplacer pour vous, il faut donc être à leur écoute, échanger avec eux et répondre à leurs questions. Soyez préparés!

Vous pouvez profiter de l’événement pour leur offrir des goodies, des offres sur vos services, etc.

Les réseaux sociaux permettent également de partager en direct votre évènement gratuitement, profitez-en!

Communiquer après votre événement

Après votre événement, vous devez envoyer vos remerciements, ainsi qu'un feedback si possible, à ceux qui sont venus. 

Profitez-en pour relancer les personnes qui s’étaient inscrites et qui ne sont pas venues, au cas où d'autres évènements devaient s'organiser.

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