La discussion relative aux organes de gestion de l’ASBL concerne la direction dans la mesure où, dans les faits, c’est souvent elle qui est chargée du secrétariat : une bonne ou une mauvaise organisation impacte ainsi directement son travail. Mais le manager d’ASBL peut également épauler les organes de gestion pour les aider à mieux fonctionner : il peut notamment intervenir dans la préparation des réunions ou dans le suivi des décisions. Pareil travail va plus loin plus loin qu’un « simple » travail de secrétariat et engage plus profondément les relations avec les administrateurs.

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Des relations multiformes

Les rapports directs entre les administrateurs et le responsable d’ASBL peuvent s’exercer à plusieurs niveaux :

• la circulation des informations,
• le partage des tâches,
• les objectifs à atteindre.

La circulation des informations, dans la mesure où le manager n’assiste pas aux séances, est le premier échelon. Trop souvent, le débriefing se fait en coup de vent au sortir de réunions qui se sont prolongées au-delà de ce que prévoyait l’agenda du président, au risque que des détails se perdent et que le manager porte la responsabilité d’une exécution défaillante. Si cette situation se présente, demandez un rendez-vous spécifique pour être dûment informé et pouvoir le cas échéant discuter des conditions d’exécution.

Le partage des tâches est le second élément qui peut amener des divergences entre direction et organe d’administration, et par rapport auxquelles il faut absolument se positionner.

Rappelez-vous aussi que vous êtes titulaire des compétences tactiques là où l’organe d’administration dispose des leviers stratégiques sous le contrôle de l’assemblée : le cas échéant, assurez votre marge de manœuvre dans un document décrivant le partage des tâches aux divers niveaux. C’est particulièrement important vis-à-vis du délégué à la gestion journalière, s’il y en a un.

A l’autre bout, il se peut que l’organe de gestion s’en remette pour tout à la direction, même pour les questions d’ordre stratégique. Quoiqu’on dise, c’est moins un honneur qu’un siège éjectable qu’on vous offre là. La discussion, à fonder ici encore sur ce qui est bon pour l’association et non pour vous-même, ne sera pas plus facile, mais l’objectif est le même : clarifier le partage des tâches.

Le troisième élément qui peut perturber les relations entre direction et administrateurs est l’émergence de désaccords sur les décisions prises. Rappelez-vous, même si on vous a juré le contraire, que votre présence comme manager n’est tolérée aux réunions que pour éclairer les décisions à prendre, pas pour y participer. Face à des personnalités fortes, évitez en tous cas la confrontation : d’un duel avec un n+1, vous ne sortiriez jamais gagnant ! Si vous avez des arguments à avancer, faites-le toujours sur le mode positif et collectif. 

Deux postures magiques pour y arriver :

• « cette décision est difficile à mettre en œuvre, sauf si dans le même temps, telle autre condition est satisfaite »,
• « ce n’est pas la direction qui refuse d’appliquer telle décision, c’est l’association qui ne pourrait pas y arriver ».

Recevoir passivement les instructions, même si elles vous paraissent absurdes, est l’exact opposé de les comprendre. Si tel est le cas, demandez un rendez-vous au calme où vous pourrez poser à l’aise toutes les questions (quoi, qui, comment, …) sur les attentes de l’organe d’administration et faire éventuellement part des difficultés dans lesquelles cette décision mettrait l’ASBL (et non pas vous) et cherchez ensemble une alternative avec le représentant de l’organe d’administration.

Marc Thoulen, expert de MonASBL.be