L’assemblée générale à distance de l’ASBL est planifiée, les convocations sont envoyées, tout le monde maitrise la plateforme sur laquelle elle se tiendra. Vous êtes bien prêts !
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Mais qui dit assemblée générale dit aussi prises de décisions... et vote. Comment l’organiser à distance ? Tout dépend de la taille de l’ASBL. Pour les plus petites, on peut facilement imaginer un vote à mains levées ou encore un vote par écrit dans le chat.
Pour rappel, avec l’autorisation des statuts, le vote par voie électronique peut s’effectuer avant la tenue de l’AG. Il faudra alors vérifier l’identité et la qualité du membre.
Pour certaines décisions le vote peut être anonyme/secret, c’est par exemple le cas lorsqu’une personne est au cœur de ce vote, comme la nomination d’un administrateur par exemple. En présentiel, le vote anonyme se fait tout simplement avec un bulletin secret déposé dans une urne. Lors des assemblées générales en ligne, la question devient un peu plus compliquée. Encore une fois, il faut trouver le bon outil.
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Créer des sondages avec les plateformes de réunion
Certaines plateformes de réunions proposent de créer des sondages. Attention, pour cela il faut parfois avoir une licence, comme c’est par exemple le cas pour Zoom, et il faut bien vérifier que les sondages peuvent être anonymes !
Des outils spécialisés
Pour éviter les mauvaises surprises, on peut aussi passer par des outils externes aux plateformes de réunions. Il existe désormais une quantité infinie d’outils disponibles. Certains sont payants, d’autres gratuits ou proposent une version d’essai gratuite :
- Quizz Yourself (démo gratuite)
- Klaxoon (démo gratuite, jusqu’à 10 participants maximum)
- Framavox / Framaforms
- Xoyondo : une plateforme gratuite pour des sondages anonymes
- Democracyos
- Polyas qui permet d’organiser des élections à bulletin secret. Les tarifs varient en fonction du nombre d’électeurs : comptez 50€ pour une élection avec 10 à 24 électeurs.
- Nemovote (en anglais !) : l’application est gratuite actuellement pour les associations de jeunes et à tarif réduit pour les autres
Il est également possible de réaliser un sondage sur Google Form de manière tout à fait anonyme. Attention toutefois, cela veut dire alors qu’on ne peut pas limiter le nombre de réponses par personne puisque les données personnelles ne sont pas récoltées.
Une capture d’écran pour le quorum des présences !
Enfin, pour apporter la preuve des présences lors d’une assemblée générale virtuelle, il est possible de faire une capture d’écran avec les personnes présentes ou bien même d’enregistrer la réunion si la plateforme utilisée le permet.
Dernier conseil : vous aurez tout intérêt à faire ratifier les décisions qui ont été prises lors de l’AG à distance par la prochaine AG en présentiel, de cette manière vous vous protéger contre tout risque de contestation...