Secrétaire Bruxelles Bruxelles 1000

Description de l’ASBL, institution

La Fédération Francophone des Sourds de Belgique est une petite asbl d'éducation permanente. Elle est gérée par une équipe motivée et engagée composée de personnes entendantes et de personnes sourdes/malentendantes qui communiquent elles aussi en langue des signes de Belgique francophone et/ou en français.

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Poste à pourvoir

Pôle administratif « Secrétariat »

Gère l’accueil physique et l’accueil de première ligne par téléphone et par e-mail
Conçoit la papeterie et les modèles
Rédige et dactylographie la correspondance d’ordre courant ainsi que celle dictée ou contextualisée
Etablit des attestations et rédige des conventions
Compile des informations et rédige des notes synthétiques pour son responsable
Organise la documentation interne de l’association
Réserve des salles de réunion, vérifie et transmet leurs factures au service comptabilité.
Rédige les PV des réunions d’équipe, avec des tiers ou celles du CA lorsque c’est demandé, soit en y participant, soit sur base de notes écrites, audio ou vidéo.
Relit et corrige l’orthographe et la grammaire des rapports moraux, met en page et effectue les envois
Veille à la bonne exécution administrative de différentes obligations par rapport aux pouvoirs subsidiants structurels
Aide le service comptabilité pour la confection de dossiers justificatifs de subvention
Organise l’AG et assure les diverses obligations statutaires
Assure les mises à jour des données de l’Association auprès de divers organismes
Tient le registre des PV des réunions du CA et des AG
Organise les contacts externes de l’association sous forme de fichiers centralisés
Tient à jour les registres internes obligatoires comme celui des membres effectifs et des volontaires
Reçoit fournisseurs et prestataires de services
Gère le prêt de matériel

Pôle administratif « Gestion du personnel »

Réalise et édite les relevés de présence et les feuilles de congés légaux
Calcule les congés supplémentaires et la prime de fin d’année
Tient à jour les données des travailleurs et les communique à qui de droit. Les encode dans Scentric (Group S). Vérifie les simulations. Contrôle et remet/envoie les feuille de paie
Complète et remet aux employés les formulaires relatifs à la prime syndicale ainsi que les fiches fiscales. Etablit ou fait établir des documents sociaux et autres
Prend en charge des dossiers spécifiques (saisies sur salaire…)
Diffuse les offres d’emploi
Prépare et organise avec son responsable les entretiens de recrutement
Accomplit les formalités et obligations réglementaires relatives à la relation de travail, de l’embauche à la rupture
Rédige les contrats, avenants, avertissements, notifications de préavis, conventions…
Actualise le règlement de travail (jours fériés, CCT…). Rédige les annexes et veille au respect des procédures et obligations d’affichage
Gère les liens avec le service prévention externe
Gère les contrats d’assurance et effectue les signalements nécessaires
Conçoit et réalise des formulaires/documents utiles aux procédures internes

Pôle maintenance des locaux (Bruxelles et Namur)

Gère les stocks de fournitures de bureau et de matériel d’entretien pour les deux sièges d’exploitation Compare les offres et passe les commandes nécessaires. Réceptionne et vérifie les commandes Organise les retours si nécessaire
Sollicite les corps de métiers nécessaires à la prévention ou la résolution de problèmes techniques dans les locaux de (électricité, Internet, sécurité, etc.) et supervise leurs interventions
Relève et trie la boite aux lettres de Bruxelles et assure l’ouverture du bureau aux éventuels livreurs
Gère l’évacuation de mobilier ou de déchets
Supervise le travail du technicien de surface

Liste non exhaustive

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Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

• Connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Internet, Outlook (Office 365), logiciels de gestion clientèle et de bases de données).
• Bonne capacité rédactionnelle et excellent niveau d’orthographe en français.
• Sens de l'organisation, des responsabilités, des priorités, de l’initiative, de la discrétion et de la confidentialité.
• Capacité d’anticiper et d’apprécier la charge de travail pour la planifier
• Capacité de respecter des échéances.
• Bonne logique de classement.
• Aptitude à s'adapter à la diversité des tâches
• Aisance dans les contacts humains et téléphoniques
• Sens de l’accueil
• Capacité à travailler en équipe, être autonome et proactif.
• Volonté d’apprendre et de se former (législation, logiciels…)
• Connaissance de la langue des signes
• Capacité à accepter les imprévus et à rechercher des solutions
• Intérêt pour la problématique du handicap / Ouverture à la culture sourde.
• Connaissance de la langue des signes de Belgique francophone.
• Adhérer à la mission et les valeurs de la Fédération. (Voir : http://www.ffsb.be/identite/)
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau CESS maximum.
• Habiter la région de Bruxelles-Capitale et vous remplissez les conditions Actiris exigées pour un contrat ACS. Informations : https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/contrat-pour-agents-contractuels-subventionnes/

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Comment postuler

Consultez l'offre complète sur www.ffsb.be et envoyez votre candidature : CV et lettre de motivation adressés à l’adresse e-mail secretariat@ffsb.be pour le 17 août 2025 – 23H00. La connaissance de la LSFB étant un atout, si vous pouvez prétendre à cette compétence, adressez également une vidéo en langue des signes à cette adresse.

Date de clôture des candidatures : 01/10/25

Plus d'infos : www.ffsb.be/offredemploisecretaire/

N'oubliez surtout pas de faire référence à MonASBL.be lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.