Quel frais une ASBL peut se faire rembourser ?

Une ASBL peut se faire rembourser des frais qu'elle a engagés pour un tiers. Une condition : pouvoir justifier qu'elle a bien payé ces frais.

Tout au long de ses activités, une ASBL peut être amenée à se faire rembourser des frais qu’elle a engagés pour le compte d’un tiers.

Comme pour toute transaction financière, l’ASBL doit pouvoir justifier que les frais dont elle demande le remboursement ont bien été engagés et payés par elle. Elle doit donc éditer une pièce justificative détaillée et le cas échéant, joindre copie des factures et/ou tickets d’origine démontrant qu’elles étaient bien à son nom et réglées par l’ASBL.

Quels frais ? 

Différents types de frais peuvent être facturés :

  • certains sont facturés à prix coûtant sur base de factures d’origine ;
  • d’autres peuvent être facturés de manière forfaitaire, le forfait englobant une série de frais directs et accessoires.

Songeons notamment aux frais de déplacement mission. Généralement, on utilise les barèmes appliqués par la FWB, ces barèmes sont appliqués au km et révisés chaque année au mois de juillet. Le barème au km est actuellement de 0,3460, euros.

Prendre une marge sur la refacturation

Rien n’empêche une association de prendre une marge sur la refacturation de frais mais il faudra alors prendre la mesure des conséquences fiscales potentielles. Si la marge reste marginale, cela ne devrait pas poser de soucis.

Attention de ne pas oublier que cela peut avoir un impact sur la justification des subsides. En effet, de tels remboursements doivent en principe être  déduits des frais justifiés.

Si votre ASBL est soumise à la TVA...

La plupart du temps, le document édité sera une simple déclaration de créance reprenant les coordonnées des parties, la date d’émission du document et le détail des frais réclamés.

Néanmoins, si l’association est soumise à la tva, elle rentre dans le champ d’application de celle-ci et devra éditer une facture conforme aux obligations tva et avec application le cas échéant d’une tva sur les frais si les conditions sont réunies. Il convient d’y rester très attentif car ne pas appliquer correctement la tva sur les frais refacturés voire ne pas facturer correctement certains frais pourrait engendrer un rejet de déduction de tva en aval avec des amendes et intérêts de retard. Cet aspect n’est pas développé dans le présent article.

D’un point de vue comptable, les refacturations de frais ne peuvent pas être considérées comme du chiffre d’affaire et seront généralement comptabilisées en autres recettes d’exploitation. Dans tous les cas, elles ne pourront jamais être comptabilisées en déduction de charges, le droit comptable l’interdit.

Régine Mercier
Gérante Ecosolidaire - Comptable fiscaliste – Mandataire de crise – 07/04/2018