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Voici comment se répartir les rôles au sein de l’ASBL

Pour assurer le bon fonctionnement de l’ASBL, il ne faut pas hésiter à se répartir les tâches : un ou une présidente pour mener les débats, un ou une trésorière pour la comptabilité… MonASBL.be revient sur les différents rôles qu’on peut retrouver au sein d’une association.

Pour mener à bien ses projets, les ASBL ont besoin de s’organiser. Elles peuvent alors puiser dans les ressources humaines présentes et motivées pour assurer son bon fonctionnement interne.

S’organiser, qu’est-ce que ça veut dire ? Quels sont les rôles que les différents administrateurs et administratrices peuvent s’attribuer ? Qui peut gérer l’ASBL au quotidien ?

Répartition des rôles au sein de l’organe d’administration

Se répartir les tâches au sein de l’organe d’administration n’est pas une obligation. L’ASBL n’est pas contrainte de le stipuler dans ses statuts et cela peut être fait de manière tout à fait informelle.

Cela n’empêche qu’une répartition claire et explicite est préférable, parce que plus efficace : chacun et chacune sait ce qu’il a à faire et on évite les frictions internes.

Les descriptions de fonctions peuvent être précisées dans le règlement intérieur, les statuts, l’annexe au PV d’une réunion de l’organe d’administration…

Généralement, les rôles attribués au sein de l’organe d’administration sont les suivants (pour chacun de ces rôles, on peut également prévoir des adjoints ou adjointes) :

Le ou la présidente

Son rôle consiste à mener les débats au sein de l’organe d’administration et de l’assemblée générale ainsi que de veiller à la bonne observation de la loi et des statuts. Toutefois, ses pouvoirs peuvent être étendus soit par l’intermédiaire des statuts, soit par l’acte de délégation de pouvoirs.

Lire aussi : Notre rubrique dédié au président d'ASBL

Le ou la secrétaire

Véritable archive de l’association, son travail permet non seulement d’attester des décisions mais il ou elle dessine également l’historique de l’ASBL qui peut s’avérer utile pour les futurs administrateurs et administratrices.

Le ou la secrétaire s’occupera principalement de préparer le matériel pour la bonne tenue de l’assemblée générale, parfois de diffuser la convocation, et surtout de rédiger le PV des réunions et des AG.

Lire aussi : Le rôle de sauvegarde du secrétaire

Le ou la trésorière

Le rôle du ou de la trésorière est principalement de tenir la comptabilité et d’en assurer les formalités.

De nombreuses tâches peuvent lui être données, comme vérifier le bon versement des cotisations par les membres de l'ASBL ; réaliser un suivi des dépenses et établir un classement des justificatifs ; faire un budget prévisionnel ; participer à l'élaboration d’un dossier en cas de demande de subvention pour l'association en dressant, entre autres, le budget prévu pour chaque activité ; s’occuper du compte bancaire de l'association.

Lire aussi : Le trésorier et son rôle de contrôle des finances

Déléguer la gestion journalière

L’organe d’administration a la charge de la gestion de l’ASBL. Toutefois, pour des raisons souvent pratiques, il peut décider de déléguer tout ou partie de la gestion journalière à une ou plusieurs personnes individuellement, conjointement ou collégialement.

On entend par gestion journalière :

  • les actes et décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l’association ;
  • les actes et les décisions qui, soit en raison de l’intérêt mineur qu’elles représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l’intervention de l'organe d'administration.

Qui peut avoir la charge de la gestion journalière ?

Les statuts de l’ASBL doivent prévoir la possibilité de déléguer la gestion journalière et la façon dont cela peut être fait, ils doivent donc prévoir si le pouvoir de nomination revient à l’AG ou à l’organe d’administration.

La ou ces personnes peuvent être désignées parmi les administrateurs, les membres de l’ASBL, les travailleurs employés ou des tiers (indépendants). On parlera alors :

  • soit d’un administrateur ou d’une administratrice déléguée à la gestion journalière ;
  • soit d’un directeur ou d’une directrice déléguée à la gestion journalière : une tierce personne (généralement un ou une employée).

Ensuite, le ou les noms des personnes désignées à cette fonction doivent être publiés aux annexes du Moniteur (un extrait du PV est publié via le formulaire 1 et les noms et prénoms sont publiés à la BCE via le formulaire 2, dans la rubrique prévue à cet effet).

Pour quelles missions ?

Les ASBL peuvent librement préciser les tâches inclues dans la gestion journalière. Dans un souci de clarté et de transparence, l’ASBL peut rédiger un descriptif du contenu de cette gestion journalière dans le règlement intérieur ou dans le cadre d’une description de fonction.

Quoi qu’il en soit, le ou la déléguée aura tous les pouvoirs quant aux décisions concernant la gestion journalière, et pourra poser tous les actes y afférent.

En revanche, cette personne ne pourra pas s’écarter des décisions prises par l’organe d’administration et ne pourra pas prendre de décisions qui n’entrent pas dans les fonctions liées à la gestion journalière.

Définir l’organigramme selon ses besoins

Enfin, d’autres postes peuvent également être assurés par des volontaires ou du personnel rémunéré au sein de l’ASBL : chargé de communication, responsable des ressources humaines, formateurs et formatrices, réceptionniste / secrétaire / standardiste, etc.

L’organigramme de l’ASBL dépendra donc des missions qu’elle s’est fixées. Par exemple, une ASBL qui est active dans différentes régions pourrait avoir besoin de coordinateurs ou coordinatrices au niveau local. De la même manière qu’une ASBL qui fonctionne principalement avec les bénévoles pourrait recruter une personne en charge de faire l’intermédiaire avec ces volontaires.

Une fois que l’ASBL aura défini ses besoins, elle devra alors se poser une série de questions, notamment : est-ce que je fais appel à un ou une volontaire ou est-ce que j’embauche un ou une salariée ?