Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) Waremme Liège 4300

Description de l’ASBL, institution

Le Centre culturel de Waremme propose des animations jeune public, du théâtre, des concerts, des ateliers et bien plus encore

site web : http://passage9.be

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Poste à pourvoir

Le Passage9 / Centre culturel de Waremme est à la recherche de son futur secrétaire/assistant.e administratif.ve et financier.e. Ce poste s’adresse aux personnes passionnées par le secteur culturel, rigoureuses et dotées d’une bonne expérience.

Tâches principales

Sous la supervision de la direction, la personne recrutée aura pour missions principales d’assister dans la gestion des dossiers financiers et administratifs et de mettre en place les procédures nécessaires au bon fonctionnement du Centre culturel. Les tâches seront variées et couvriront les domaines suivants :

Gestion Financière, Comptable et Budgétaire :

• Contrôler les opérations bancaires, assurer le suivi de la trésorerie et les prévisions.
• Enregistrer et traiter les informations relatives aux mouvements financiers de l’institution.
• Gérer les caisses de fonctionnement (bar, billetterie, fonds de caisse) en concertation avec les responsables de projets.
• Assurer la gestion de la comptabilité générale et analytique de l’asbl (encodage factures, suivi opérations financières, téléchargement CODA, gestion de caisse) via WinBooks et WinBooks Invoice.
• Être le contact privilégié pour toutes les questions comptables (trésorier, comptable extérieur, support Logidrive, vérificateur aux comptes).
• Réaliser la clôture financière des activités.

Gestion Administrative :

• Assurer l’accueil des visiteurs.
• Assurer la gestion quotidienne du secrétariat : traitement du courrier (papier et numérique), gestion des appels téléphoniques et des permanences billetterie.
• Gérer la billetterie via Utick et les autres systèmes, y compris pour les participations sans réservation.
• Gérer les inscriptions aux activités et les relations administratives associées.
• Gérer les réservations scolaires et le service des bus.
• Contribuer au suivi des conventions avec les partenaires (artistes, associations, écoles) et assurer les remboursements de frais.
• Organiser et maintenir à jour les archives et dossiers (réseau informatique et physique).
• Assurer la prise de notes lors des réunions d’équipe et la rédaction des procès-verbaux.
• Rédiger et formaliser les procédures de fonctionnement internes en concertation avec la direction.
• Apporter un soutien administratif à la rédaction du rapport d’activités du Centre culturel et au suivi du Parcours d’Éducation Culturelle et Artistique (PECA).
• Gérer les dossiers liés aux droits d’auteur (SABAM, SACD) et aux assurances ETHIAS.
• Soutien à la gestion administrative pour le contrat-programme, les statuts, le Moniteur belge et la BCE.

Logistique & Matériel :

• Gérer le matériel de bureau et les équipements tels que l’imprimante Xerox, le SumUp et l’iPad, ainsi que l’installation et le suivi des postes informatiques.
• Organiser le catering des artistes (achats, préparation loge).

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Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Nous recherchons un.e candidat.e polyvalent.e et autonome, capable de s’engager pleinement dans la vie de notre Centre culturel.

Diplôme d’enseignement supérieur et une expérience significative dans la gestion administrative et financière.


Cadre de fonction / conditions

– Statut : APE
– Contrat : Contrat à durée déterminée de 3 mois
– Temps de travail : 4/5 temps (30h24/semaine)
– Rémunération : Echelon 3 de l’échelle barémique (commission paritaire 329.02)
– Lieu de prestation : Place de l’Ecole Moyenne, 9, 4300 Waremme
– Entrée en fonction : 1er septembre 2025
– Horaires : Variables, incluant des prestations occasionnelles en soirée et les week-ends en fonction de la programmation.

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Comment postuler

Votre dossier de candidature doit comprendre : • Un CV détaillé reprenant la chronologie précise de vos expériences professionnelles. • Une lettre de motivation orientée vers la fonction et son contexte. Envoyez votre candidature par mail exclusivement à l’attention de Madame Letizia Messina, Directrice du Centre culturel de Waremme, à l’adresse suivante : letizia.messina@passage9.be

Documents requis

• Un CV détaillé reprenant la chronologie précise de vos expériences professionnelles.
• Une lettre de motivation orientée vers la fonction et son contexte.

Date limite de rentrée des candidatures : 17-08-2025

Date de clôture des candidatures : 17/08/25

N'oubliez surtout pas de faire référence à MonASBL.be lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.