Employé(e) Accueil - Assistant(e) administratif(tive) Watermael-Boitsfort Bruxelles 1170

Description de l’ASBL, institution

Le Centre de Jour pour Enfants Scolarisés (CJES) La Clairière accueille 260 jeunes (3-21 ans) en situation de déficience intellectuelle modérée à sévère. Nous travaillons avec une équipe pluridisciplinaire (éducateurs, paramédicaux, psychologues, etc.) et les 2 écoles d’enseignement de type 2, pour favoriser leur bien-être et leur inclusion.

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Poste à pourvoir

Le Centre de Jour pour Enfants Scolarisés (CJES) La Clairière

• Cherche un(e) EMPLOYE D’ACCUEIL / SECRETAIRE DE DIRECTION

Missions inhérentes à la fonction :

• Assurer l’accueil de l’institution.
• Effectuer des travaux administratifs / des tâches liées à la logistique et assurer un rôle de relais afin d'apporter un soutien maximal aux membres de la direction et aux collègues.

Tâches (relevé non exhaustif) :

• Assurer l’accueil et la permanence téléphonique
• Préparation et envoi des communications à tout le personnel du CJES
• Vente des tickets repas et boissons et gestion de la caisse
• Suivi rigoureux des arrivées et des départs des enfants
• Préparer et rédiger des documents administratifs
• Soutenir la responsable d’équipe pour la gestion des subsides (dossiers, justificatifs absences et financiers)
• Gérer la réservation de locaux pour les réunions
• Réceptionner et distribuer le courrier aux différents départements
• Gérer la logistique des formations collectives (recherche et réservation de salles, gestion du matériel pédagogique et commandes si nécessaires)
• Assurer le suivi des mails, gestion de la boîte générale
• Gestion des stocks de fournitures (état des lieux & commandes)
• Gérer les contacts fournisseurs
• Mise à jour des bases de données et autres documents partagés
• Gestion des assurances relatives aux accidents de travail du personnel et des accidents des enfants
• Rappel des rendez-vous médicaux à la médecine du travail
• Gestion de différentes procédures internes (révision, rédaction, diffusion)

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Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

• Niveau d’études : CESS ou bachelier (économique, comptable, GRH, assistant juridique ou secrétaire de direction).

Compétences :

• Maîtrise des logiciels courants : Suite Office (Word, Excel) et Outlook ;
• Très bonne maîtrise du français (oral et écrit) ;
• Capacité de synthèse et esprit analytique ;
• Coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées ;
• Déceler les urgences et les priorités et prendre les décisions qui s’imposent dans les limites de sa fonction ;
• Très bonne gestion du stress.

Profil recherché :

• Etre capable d'adaptation et d'intégration dans une équipe ;
• Avoir le sens des responsabilités ;
• Autonomie ;
• Accepter les imprévus et rechercher les solutions ;
• Avoir des qualités d’ordre, de rigueur et de méthode ;
• Adhérer aux valeurs de l’asbl.

Conditions

• CDD du 01/09/2025 jusqu’au 31/12/2025 avec prolongation possible / CDI
• Contrat à temps partiel mi-temps ; deux horaires possibles :

Horaire 1 :
Lundi : 8h00 – 16h00
Mardi : 8h00 – 16h00
Mercredi : 8h00 - 11h42

Horaire 2 :
Mercredi : 12h18 – 16h00
Jeudi : 8h00 – 16h00
Vendredi : 8h00 – 16h00

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Comment postuler

Envoyer votre CV et lettre de motivation à l’attention de Sophie Kinet, Responsable administrative et financière du CJES de la Clairière, par mail à s.kinet@laclairiere.be pour le 03/08/2025 au plus tard.

Date de clôture des candidatures : 03/08/25

N'oubliez surtout pas de faire référence à MonASBL.be lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.