La facturation électronique, également appelée e-invoicing ou e-facturation, présente la même valeur juridique que la facturation papier. On distingue deux types de factures électroniques : les factures électroniques ordinaires et les factures électroniques structurées.
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Les factures électroniques « ordinaires » regroupent les factures au format Excel, Word ou PDF. La structure et la mise en page sont libres pour autant que les mentions obligatoires y figurent :
- Date d’émission de la facture
- Numéro de facture
- Numéro TVA du fournisseur (si assujetti)
- Nom et adresse du fournisseur
- Nom et adresse du client
- Numéro TVA du client (si assujetti)
- Description des biens ou services fournis
- Date de l’opération (si différente de la date de facturation)
- Taux de TVA appliqué
- Montant total de la TVA
- Ventilation de la TVA par taux ou mention d’exonération
- Prix unitaire H.TVA, avec rabais/remises indiqués si distincts
- Montant total TVA
Les factures électroniques « structurées » peuvent être traitées de manière entièrement automatique par des systèmes informatiques, des logiciels de comptabilité et d'autres applications commerciales certifiées. Elles reprennent les mêmes mentions obligatoires. C’est ce type de facture qui deviendra obligatoire à partir de 2026.
La facturation électronique structurée est en fait déjà obligatoire depuis le 1er mars 2024 pour les entreprises qui effectuent des prestations pour le gouvernement pour des contrats à partir de 3.000 € HTVA.
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Mon ASBL est-elle concernée ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA qui facturent à d’autres entreprises sont concernées. Qu’il s’agisse d’émettre ou de recevoir des factures électroniques, il existe une série d’exceptions.
Il n’est pas obligatoire d’envoyer des factures électroniques structurées pour :
- les assujettis déclarés faillites ;
- les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA ;
- les assujettis non établis en Belgique, sans établissement stable ;
- les assujettis forfaitaires (article 56 du Code de la T.V.A. – cette exception prendra fin au plus tard le 1er janvier 2028).
Il n’est pas obligatoire de pouvoir recevoir des factures électroniques structurées pour :
- les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées (article 44 du Code de la T.V.A.) ;
- les assujettis à la T.V.A. non établis en Belgique sans établissement stable.
Il n’est pas obligatoire d’envoyer ou de recevoir des factures électroniques structurées si l’opération est exemptée (article 44 du Code de la T.V.A.).
Si l'une des deux entreprises n'est pas assujettie à la T.V.A., l'obligation ne s'applique pas à leurs transactions mutuelles. Cette information peut être vérifiée facilement sur le portail de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) – Public Search.
Si vous vendez exclusivement des produits ou des services à des particuliers (clients privés), ces factures échappent à l’obligation. Vous devrez toutefois prévoir une solution technique pour recevoir des factures structurées des fournisseurs de l’association.
>>> Faites le test en ligne pour connaître vos obligations en matière d’e-facturation.
La facturation électronique structurée : comment ça marche ?
Pour pouvoir envoyer, recevoir et traiter des factures électroniques structurées dans votre système comptable, vous avez besoin d'un logiciel connecté au réseau Peppol.
Ces logiciels fonctionnent généralement sur la base d’abonnements, calculés en fonction du volume de factures émises chaque mois, du nombre d’utilisateurs et du nombre d’entités.
Dans la plupart des cas, les versions gratuites permettent uniquement d’envoyer un nombre limité de factures électroniques par mois. Or, avec la généralisation de la facturation électronique, il faudra aussi pouvoir en recevoir.
Plusieurs mesures fédérales ont été prises pour soutenir la transition des entreprises vers l'e-facturation et compenser les coûts engendrés :
- Depuis le 1er janvier 2025, la déduction pour les investissements numériques est passée à 20 %.
- Les petites entreprises pourront déduire 120 % des coûts de mise en œuvre et d'utilisation de l’e-facturation pour les exercices imposables de 2024 à 2027 (coûts d'acquisition des logiciels, frais d'abonnement, coûts de formation du personnel et de conseil).
En Région de Bruxelles-Capitale, les entreprises éligibles peuvent bénéficier d’une prime Digitalisation auprès du Service public régional Bruxelles Économie et Emploi. Vérifiez si votre code NACEBEL est repris dans la liste.
Liste des applications logicielles conformes en Belgique. N’hésitez pas à demander conseil à votre comptable avant de faire un choix.
E-facturation et déduction de la T.V.A.
À partir du 1er janvier 2026, vous pourrez uniquement déduire la T.V.A. sur la base de factures électroniques structurées répondant à toutes les exigences légales fixées par l’article 5, §1, de l'arrêté royal n° 1 du 29.12.1992.
Autrement dit, vous et vos clients devrez passer à la facturation électronique pour encore pouvoir récupérer la T.V.A. payée.
Quelles sanctions à partir de 2026 ?
Si vous n’utilisez pas de factures électroniques structurées, à partir du 1er janvier 2026, vos factures aux autres entreprises seront considérées comme non émises, ce qui serait assez gênant du point de vue comptable… Cela pourrait en outre vous valoir une amende de l’administration fiscale.