Ces dernières semaines, la rédaction de MonASBL.be est allée à la rencontre de quatre ASBL pour découvrir leurs événements emblématiques des fêtes de fin d’année. En ouvrant leurs coulisses, ces équipes partagent des conseils et des bonnes pratiques concrètes et actionnables, destinés aux ASBL qui souhaitent lancer leur propre événement, faire évoluer un rendez-vous existant ou tout simplement s’inspirer et faire naître de nouvelles idées, à partir d’expériences bien réelles.
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Marché de Noël de l’Os à Moelle
Faire grandir un événement sans perdre son esprit
À Schaerbeek, l’ASBL culturelle l’Os à Moelle organise chaque année un marché de Noël, passé en quelques années d’un rendez-vous de quartier à un événement d’ampleur communale. Derrière l’ambiance festive, l’organisation repose sur une anticipation longue, une logistique importante et une capacité constante à s’adapter aux imprévus.
Les conseils à retenir
- Anticiper très tôt : la préparation démarre dès l’été pour un événement en décembre.
- Prévoir les aléas météo : pluie, froid ou neige influencent directement l’accueil du public et l’organisation du lieu.
- Identifier les postes de dépenses invisibles : infrastructure, électricité, lumière, transport, location de matériel.
- S’appuyer sur des ressources mutualisées : services de prêt de matériel et partenariats permettent de limiter les coûts.
- Construire l’événement dans la durée : l’expérience, l’apprentissage par l’erreur et la patience sont des leviers essentiels.
Vente de sapins et boutique de Noël – Le Silex & Le Ricochet
Faire de l’événement un pilier durable de l’ASBL
Chaque fin d’année, les ASBL Le Silex et Le Ricochet organisent une vente de sapins accompagnée d’une boutique de Noël. Pensé comme une occasion de resserrer les liens dans la structure ainsi que comme un levier financier, cet événement s’est structuré au fil des décennies autour d’une organisation rigoureuse et d’une forte mobilisation humaine.
Les conseils à retenir
- Commencer très tôt : le débriefing et la préparation démarrent dès le début de l’année.
- Structurer l’organisation : répartition claire des rôles, anticipation des commandes et des besoins.
- Articuler professionnels et bénévoles : une complémentarité essentielle au bon déroulement de l’événement.
- Soigner la mobilisation des volontaires : contact personnalisé, convivialité et reconnaissance favorisent la fidélisation.
- Penser l’événement sur le long terme : régularité, rigueur et continuité permettent de consolider l’impact financier.
Vidéo bonus – Le rôle clé des bénévoles
En complément, une vidéo bonus donne la parole à deux bénévoles engagés dans l’opération. Ils reviennent sur leurs motivations, sur ce qui les incite à revenir d’année en année, et sur l’importance de l’ambiance, de la reconnaissance et du collectif. Un éclairage utile pour toute ASBL qui cherche à mobiliser, fidéliser et valoriser ses bénévoles dans le cadre d’un événement. Elle est à voir ICI !
Marché de créateur·rice·s – Les Sous-Entendu·e·s
Oser se lancer et s’appuyer sur l’intelligence collective
Pour les fêtes de fin d’année, la collective féministe, à 100% bénévole, Les Sous-Entendu·e·s organise un marché de créateur·rice·s, pensé comme un espace festif, inclusif et alternatif. L’événement Ho Ho Hope ! repose sur une organisation bénévole, avec peu de moyens financiers mais une forte attention portée à l’équilibre humain.
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Les conseils à retenir
- Oser se lancer, même avec des ressources limitées.
- S’appuyer sur un noyau bénévole stable, renforcé ponctuellement selon les besoins.
- Clarifier les disponibilités et les rôles via des outils simples d’inscription.
- Mettre l’écoute et le soin au centre pour éviter l’épuisement des équipes.
- Prendre le temps d’évaluer ce qui a fonctionné ou non pour faire évoluer l’événement.
Pièce des fêtes – Comédie Royale Claude Volter
Anticiper, communiquer au bon moment et garder le cap budgétaire
Chaque fin d’année, la Comédie Royale Claude Volter propose une pièce des fêtes, programmée sur plusieurs semaines. Un rendez-vous récurrent qui repose sur une préparation longue, une stratégie de communication précise et une attention constante portée à l’équilibre financier.
Les conseils à retenir
- Anticiper très en amont : programmation, équipes artistiques et scénographie se préparent près d’un an à l’avance.
- Choisir le bon timing de communication : ni trop tôt, ni trop tard, pour éviter la saturation des publics.
- S’appuyer sur plusieurs canaux : réseaux sociaux, bases de contacts et presse en ligne.
- Multiplier les rappels ciblés plutôt qu’une communication trop étalée.
- Suivre le taux de remplissage pour ajuster la stratégie et sécuriser l’équilibre budgétaire.
Ces quatre événements le montrent : il n’existe pas de modèle unique pour organiser un événement de fin d’année en ASBL. Mais partout, on retrouve les mêmes leviers essentiels : anticipation, organisation, mobilisation humaine et capacité d’adaptation. En partageant leurs coulisses, ces ASBL rappellent surtout que les événements associatifs se construisent dans le temps, à partir d’expériences bien réelles, et qu’ils restent de puissants outils pour rassembler, financer et faire vivre les projets associatifs.