RESSOURCES HUMAINES 16 mars 2020

Coronavirus : les outils incontournables pour travailler à distance

A la suite de l'épidemie de coronavirus, vous avez peut-être décidé de laisser vos employés faire du télétravail. Des outils existent pour garder contact avec eux, gérer vos projets ensemble tout en s'assurant d'une bonne productivité.

Les réunions en ligne

Le plus facile pour parler directement à vos travailleurs à distance ou organiser des réunions reste le logiciel Skype. Gratuit, il permet de s'envoyer des messages, de passer des appels ou d'organiser des conférences vidéos. Si votre ASBL compte de nombreux collaborateurs, notez que la version Skype entreprises sera abandonnée en juillet 2021. Une alternative à ce logiciel est Slack, qui propose des fonctionnalités similaires en plus d'une fonction de chaînes publiques ou privées. 

On peut également citer

Conférence téléphonique

Pour organiser une conférence téléphonique (ou conference call) plusieurs outils sont disponibles, permettant le plus souvent d'enregistrer la conversation. La plupart des outils sont payants, comme par exemple Tel4com (60 minute de conférence pour 21€ à la charge de l'organisateur) et Buzzee (3€ pour 60 minutes de conférence à la charge de chaque participant de la conférence), ou gratuits comme FreeConferenceCall. Ces outils permettent de réaliser des appels avec des participants à l'étranger.

Envoi de fichiers lourds 

Pour envoyer des fichiers plus volumineux, vous pouvez passer par le site WeTransfer qui permet de transmettre des images, des vidéos ou tout autre fichier gratuitement jusqu’à 2 Go. Dropbox permet gratuitement de stocker et partager des fichiers via internet jusqu'à 2go mais fonctionne d'une autre manière que WeTransfer : chaque employé se partage le même dossier sur son pc où ils peuvent modifier les différents fichiers en un seul et même endroit.

Microsoft OneDrive propose un outil similaire, et si votre ASBL a un abonnement à Microsoft Office 365, vous pourrez bénéficier d'un plus large espace de stockage. La suite de Google, avec Google Docs, Sheets, Slides ou encore Google Drive, permet de collaborer simultanément sur des fichiers.

La gestion de projets

Développé par un ancien de Facebook, Asana est un outil de gestion de projet collaboratif qui permettra à votre ASBL de coordonner les tâches de vos collaborateurs. Ceux-ci peuvent voir les différents projets en cours de votre association, accéder à un suivi des tâches à réaliser et leur deadline depuis n'importe quel pc. Fonctionnalités intéressantes : fil de discussion, partage de documents et la possibilité d’intégrer d'autres applications pour créer un hub avec tous les outils accessibles en un clic. Si votre association compte moins de 15 personnes, cet outil est gratuit.

La web conférence

Plus qu'une simple réunion vidéo, la web conférence permet de recréer l'atmosphère d'une réunion en associant les commodités d'une conférence téléphonique au partage d'écran d'ordinateur. Ce type de conférence est particulièrement utile en cas de transmission d'information: pour une formation interne par exemple, pour la présentation d'un projet à tous les membres d'une fédération. 

Pour réaliser une web conférence, les principaux outils sont TeamViewer et Mikogo. Le premier propose 2 utilisations différentes : une utilisation personnelle, gratuite, et une utilisation en entreprise qui est payante. Pour les ASBL de moins de 200 membres, privilégier l'utilisation personnelle gratuite. Le second ne demande pas de téléchargement, ce qui est un plus !

Rendez vos locaux virtuels !

MyDigitalOffice est un logiciel étonnant qui permet de rendre les locaux de votre ASBL virtuels. Ainsi, il vous propose sur votre écran un plan de ce que pourraient être vos vrais bureaux. Chaque collaborateur qui s'y connecte à l’espace de travail va voir apparaitre une icône. Par simple glisser-déposer, votre employé pourra se déplacer dans ces bureaux, s’asseoir à un poste ou organiser une réunion. 

L'avantage d'une telle application est et de faciliter l'impression d'un travail en commun. Chaque employé peut indiquer sa disponibilité avec un petit rond coloré. Vous pouvez déposer des fichiers et documents directement dans les salles. Vous allez pouvoir conserver toutes les informations organisées en un seul endroit. Vous pouvez écrire également sur des tableaux blancs pour les tâches. Vous pouvez utiliser une partie des fonctions gratuitement jusqu’à trois collaborateurs. Il faudra débourser 90 euros pour une équipe de 20 personnes.