Pour clôturer l’exercice, une ligne de partage passera une fois encore entre les petites associations qui auront (pu) opté(er) pour la comptabilité simplifiée et les autres, qui sous des modalités plus ou moins complexes, auront suivi la comptabilité de droit commun. Les premières devront réaliser elles-mêmes les opérations de clôture, quoiqu’avec des exigences sensiblement allégées par rapport aux secondes. Ces dernières, sauf à disposer en interne des compétences comptables, feront appel à un comptable extérieur ou voire à un expert-comptable qui viendra opérer cette phase délicate. Dans les deux cas, autant savoir à quoi s’attendre !

Les étapes à suivre

Clôturer les comptes nécessite la mise en œuvre de diverses opérations. Il faut : 

1. Encoder toutes les transactions de l’exercice : factures, remboursement de frais, …

Si vous ne les avez pas toutes faites, hâtez-vous d’émettre et de vous faire payer les dernières factures et, symétriquement, de récolter et de procéder aux derniers remboursements de frais, pour limiter au maximum les reports d’un exercice à l’autre.

Surtout, ne cédez pas à la tentation de regrouper les écritures pour en finir au plus vite. Dans l’idéal, tout mouvement financier devrait ne correspondre qu’à une seule écriture comptable, qui elle-même, ne devrait correspondre qu’à une seule pièce justificative. L’inverse n’est évidemment pas vrai.

2. Rassembler toutes les données, e.p. relire les historiques et vérifier que toutes les transactions soient correctement décrites et se retrouvent dans la bonne rubrique

Ce travail de vérification doit être étendu aux pièces justificatives dont il faut s’assurer qu’elles sont toutes disponibles, et qu’elles n’aient pas pu être falsifiées ni réutilisées pour justifier une subsidiation en double ou un double remboursement de frais (ce que le vérificateur ou le commissaire qui passera après, ne manquera pas de vous faire remarquer). Sauf pour les transactions électroniques, assurez-vous donc de disposer des pièces originales !

3. Sauf pour les « petites » associations qui auront opté pour la comptabilité simplifiée,

• procéder aux amortissements, càd enregistrer une charge égale à la perte de valeur du capital investi. (Pour les « petites » associations qui auront pu opter et auront opté pour la comptabilité simplifiée, cette obligation n’est pas imposée.)  
• rattacher les charges et produits aux périodes qui les concernent en
  • vérifiant les subsides et en actant en résultat la partie éligible sur l’exercice en vertu des conventions,
  • calculant et actant les taxes et impôts relatifs à l’exercice,
  • et en ajustant les comptes de régularisation.

4. Rassembler les différents comptes et les articuler en un ensemble cohérent

Concrètement, il s’agit :

• d’additionner le produit des ventes et des prestations, des cotisations et des autres recettes d’exploitation,
• d’en soustraire les charges des achats de marchandises ou de services qui entrent directement dans la valeur des biens et services produits, des rémunérations, pensions et autres charges qui relèvent des dépenses de personnel, des biens et services divers qui servent au fonctionnement de l’association à titre de frais généraux, et des amortissements s’il y en a,
• la différence constituant le résultat d’exploitation.

On y ajoute alors

• la différence entre les produits financiers et les charges financières,
• puis la différence entre produits exceptionnels et charges exceptionnelles,
• diminuée des impôts et taxes de l’exercice.

Tout cela donne le résultat global de l’exercice.

Pour les « petites » ASBL qui suivent la comptabilité simplifiée, ces opérations s’exécutent en une seule fois, mais le rassemblement des différentes rubriques suit le même schéma.

5. Préparer et éditer les comptes annuels selon les schémas légaux

Les membres attendent en effet souvent de pouvoir disposer d’un niveau de détail plus poussé que celui exigé dans les schémas légaux, notamment dans la ventilation des frais ou des recettes, ou dans la répartition des rentrées ou des débours par branche opérationnelle. Les comptes présentés doivent alors supporter un toilettage pour les rendre conformes au format dans lesquels ils doivent être publiés : formellement, il convient donc d’approuver les comptes au format définitif.

Marc Thoulen, expert de MonASBL.be