1 mai 2023
La comptabilité au quotidien : rembourser des frais réels
Qu’il s’agisse du défraiement de vos volontaires sur base des frais réels, du remboursement de frais occasionnellement engagés par les membres pour le compte de l’association, ou encore de l’utilisation de la carte de l’association par des administrateurs, les opérations doivent être correctement identifiées dans la comptabilité. Trop souvent, on voit apparaître des informations lacunaires, qui, en plus de masquer la réalité de certaines dépenses, introduisent vite la suspicion dans les rapports entre les personnes.
Frais réels : les principes de base
Rappelons d’abord quelques principes du remboursement des frais réels des volontaires, aisément transposables aux membres du personnel et des organes de gestion.
- Il n’y a pas de plafond maximum à respecter.
- Aucune déclaration n’est à faire, ni à l’ONSS ni au fisc, mais il est impératif de tenir une comptabilité de ces dépenses et de réclamer des notes de frais reprenant au minimum l’activité qui justifie le remboursement.
- Le volontaire, comme le membre du personnel ou de l'organe d’administration, ne doit pas signaler ce défraiement dans sa déclaration d’impôts.
- Les défraiements pour les frais réels (repas, utilisation d’ordinateur et de GSM) ne peuvent pas être anormalement élevés, car ils pourraient être considérés comme un salaire dissimulé, ou comme une distribution du patrimoine de l’ASBL à ses membres.
Les frais sont à justifi