VIE ASSOCIATIVE 2 janvier 2023

Statuts, compta, UBO... : 5 bonnes résolutions pour votre ASBL en 2023

Devenir un as de la compta, mettre à jour les statuts, maitriser (enfin) le registre UBO... Afin d'affronter comme il se doit cette nouvelle année, MonASBL.be a identifié cinq bonnes résolutions pour votre association et vous donne des outils afin qu’elles ne restent pas des promesses en l’air.

La nouvelle année est officiellement lancée. Il est donc venu le temps de préparer ses bonnes résolutions. MonASBL.be en a identifié cinq pour votre ASBL !

Résolution #1 : Mettre à jour les statuts de l’ASBL

Les ASBL ont jusqu’au 1er janvier 2024 pour mettre à jour leurs statuts et les rendre conformes au Code des sociétés et des associations (CSA). Pour rappel : des statuts non conformes exposent l’ASBL à une dissolution judiciaire.

Si le délai semble large, il n’y a pourtant plus de temps à perdre ! En effet, comme le rappelait l’Unisoc à MonASBL.be, déjà début 2022, certaines dispositions du CSA s’appliquent déjà à toutes les ASBL. Qu’elles aient modifié leurs statuts ou non ! « Le problème étant que si vous n’êtes pas en ordre, vous risquez d’avoir une contradiction entre ce qui est prévu dans vos statuts et les règles du CSA. Si c’est le cas, c’est le CSA qui prime », expliquait l’Unisoc.

Pour vous aider à respecter la première bonne résolution 2023, MonASBL.be a préparé une série d’articles qui vous accompagneront pas à pas :

Résolution #2 : Comprendre (enfin) le registre UBO

Vous en entendez parler depuis des mois (si ce n’est des années) mais vous n’avez toujours pas bien saisi de quoi il s’agit. Cette année sera donc la bonne pour maitriser le registre UBO !

Le registre UBO est un registre dans lequel sont centralisés tous les bénéficiaires effectifs d’une entreprise, d’une association, etc. Son but : identifier qui se cache derrière les entités juridiques afin de lutter contre le blanchiment d’argent et financement du terrorisme.

En tant qu’entité juridique, l’ASBL n’échappe donc pas aux obligations de déclarer ses bénéficiaires effectifs, c’est-à-dire ses administrateur/trices ; les personnes habilitées à représenter l’ASBL ; les personnes chargées de la gestion journalière, etc.

Attention, l’obligation ne s’arrête au premier encodage. En effet, chaque année, l’ASBL doit confirmer explicitement que rien n’a changé concernant leurs bénéficiaires effectifs et que les données inscrites dans le registre UBO sont donc toujours correctes !

En cas d’infraction, l’ASBL peut recevoir une amende entre 250€ et 50.000€.

Pour vous accompagner, MonASBL.be dresse une liste de liens utiles :

Résolution #3 : Devenir un as de la comptabilité

Pour les ASBL qui n’ont pas les moyens de s’armer d’un service administratif, la comptabilité peut rapidement être vue comme une corvée. Pourtant, comme le rappelle notre expert Marc Thoulen, « la comptabilité n’est pas qu’un mal nécessaire, au motif que la loi l’impose, c’est avant tout le premier outil de gestion de votre ASBL ».

Lire aussi : La comptabilité simplifiée des ASBL : pour quoi faire ?

Si 2023 était donc LA bonne année pour se plonger dans la matière afin de maitriser (au moins les bases) à la perfection ? Justement, MonASBL.be a lancé, sous la plume de Marc Thoulen, un dossier consacré aux bases de la comptabilité :

Résolution #4 : Ne pas oublier le RGPD... et le ou la délégué.e à la protection des données

En 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur entrainant avec lui une série d’obligations pour les ASBL (même pour les plus petites), notamment en ce qui concerne les bases de données ou encore le consentement.

Lire aussi :  13 étapes pour appliquer le RGPD dans votre ASBL

Certaines ASBL sont également obligées de désigner un.e délégué.e à la protection des données (DPO). Il s’agit d’associations de droit public, d’associations financées majoritairement par les pouvoirs publics et d’associations formées par une ou plusieurs autorités publiques.

Lire aussi : Notre dossier dédié aux ASBL publiques

Le DPO est chargé de mettre en œuvre la conformité au règlement européen sur la protection des données au sein de l’ASBL. En cas de contrôle ou de plainte, l’ASBL obligée de désigner un DPO qui ne l’aurait pas fait pourra être sanctionnée. Si votre association est concernée, et n’a toujours pas désigné son délégué à la protection des données, il n’y a plus de temps à perdre.

Si ce sont les lourdeurs administratives et financières qui vous bloquent, il existe bien une solution : la mutualisation.

Lire aussi :

Résolution #5 : Préparer sa communication et ses événements de 2023

Finis les évènements organisés en dernière minute : 2023, sera sous le signe de l’anticipation ! Une chasse aux œufs pour Pâques, une action dans le cadre d’une journée mondiale (les Nations Unies en recensent près de 200), une levée de fonds... Tous ces événements se préparent et leur communication autour aussi. Pour vous aider, MonASBL.be a sorti de son tiroir quelques fiches pratiques qui vous guideront pas à pas :