Hormis la différence de format (numérique plutôt que papier), vous devrez déposer les mêmes documents que ceux exigés pour le dépôt classique (à noter toutefois que la taille maximale pour l’ensemble des documents téléchargés sur le site est limitée à 2 MB).
Le numérique ne supprime pas totalement le papier. En cas de dépôt électronique d’un acte ou document sous seing privé, les pièces originales doivent être conservées au siège de l’ASBL.
Le dépôt s’accompagne d’une déclaration signée électroniquement stipulant que les pièces originales et les copies électroniques déposées sont conformes. Cette déclaration est signée par l’organe de représentation de l’association ou par son mandataire.
Concrètement, pour effectuer ce dépôt, le responsable de l’ASBL devra se munir des éléments suivants :
- sa carte d’identité électronique et son code PIN ;
- un lecteur de carte ;
- une adresse électronique valide ;
- une version numérisée du texte intégral de l’acte de constitution signé par tous les membres fondateurs et de la liste de premiers administrateurs ;
- si ceux-ci sont déjà désignés, de la liste des délégués à la gestion journalière et/ou des représentants généraux ;
- un moyen de paiement électronique (carte de banque, carte de crédit, etc.).
Lire aussi : La constitution de l'ASBL : une étape clé
Les étapes du dépôt électronique
1. La vérification des logiciels
Au démarrage de l’application :
- vérification de la version du navigateur utilisé ;
- contrôle de la version actualisée de Java ;
- installation ou mise à jour du logiciel pour la carte d’identité électronique (eID).
2. La demande de renseignements
À ce stade, vous devez renseigner :
- une adresse e-mail ;
- la langue de communication souhaitée ;
- le code postal et la localité du siège social.
3. Les données d’identification de l’ASBL
Vous encodez les données de base nécessaires à la constitution de l’ASBL :
- la date de l’acte constitutif ;
- la date de fin de l’exercice social ;
- la date de fin de l’ASBL (si elle est constituée pour une durée déterminée) ;
- le choix du tribunal de l’entreprise (pour les ASBL situées en périphérie bruxelloise bilingue) ;
- la dénomination sociale ;
- l’adresse du siège social ;
- l’adresse de facturation ;
- l’identité du déposant (seul le déposant peut accéder au dossier qu’il constitue au moyen de l’application e-greffe.).
4. Les informations relatives aux mandataires
Il s’agit, comme dans le volet C du formulaire I, d’identifier les administrateurs, les représentants généraux et les personnes chargées de la gestion journalière.
Comme dans la version papier, on précise leur nom et prénom, leur fonction (administrateur, représentant, chargé gestion journalière).
Pour les personnes physiques, leur numéro au registre national (NISS) et pour les personnes morales, le numéro d’entreprise.
Pour rappel : quand la personne physique est non résidente en Belgique, le champ du numéro est complété par son numéro Bis. Si elle ne possède pas de numéro Bis, elle doit s’adresser préalablement à un guichet d’entreprise afin d’y obtenir un numéro Bis.
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5. Le dépôt des actes numérisés
C’est l’étape du dépôt d’une copie numérisée des actes constitutifs. Le dépôt électronique s’accompagne d’une déclaration de conformité entre les pièces originales conservées au siège et les copies électroniques déposées.
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6. Le dépôt des informations à publier aux Annexes du Moniteur belge
Il s’agit de reproduire (« copier-coller ») l’extrait des statuts et des actes de nomination des administrateurs et, le cas échéant, des représentants généraux et des personnes chargées de la gestion journalière.
Vous devez préciser la manière dont ils exercent leurs pouvoirs (individuellement, conjointement ou collégialement).
7. La signature
Celui qui dépose signe le dossier de demande de constitution de l’ASBL au moyen de sa carte d’identité électronique.
8. Le paiement
L’outil en ligne permet de s’acquitter directement des frais de publication au moyen d’une carte de paiement électronique (carte bancaire, carte de crédit).
Le montant s’élève à 143,51 EUR TVAC, quel que soit le nombre de pages. Ce montant est adapté annuellement et publiés durant le mois de février au Moniteur belge.
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9. Le suivi du dossier
Une page finale permet de faire l’inventaire du suivi du dossier. Il est également possible de visualiser les différents volets du formulaire I qui a été progressivement complété (via des onglets).
10. Acquisition du numéro d’entreprise et de la personnalité juridique
Une fois la procédure terminée, le numéro d’entreprise de l’ASBL ainsi que le numéro de publication des statuts aux Annexes du Moniteur belge vous sont communiqués par e-mail.
L’ASBL acquiert la personnalité juridique dès l’instant où le dépôt est enregistré sur e-greffe.