ASBL et coronavirus : transformer la crise en opportunité

La crise sanitaire passera, mais nos ASBL, elles, n’en sortiront pas indemnes. Outre la gestion de la crise sanitaire, la relance de l’économie qui devra la suivre et la charge du chômage qui s’ensuivra auront un coût considérable pour les pouvoirs publics. Toutes choses qui se payeront dès l’an prochain, et dont les ASBL auront, n’en doutons pas, à supporter leur part.

La sortie du confinement ne sonnera pas la fin de la crise. 

La rentrée, et les temps qui vont suivre seront difficiles pour les associations. Il est plus que jamais impératif que celles-ci soient fortes, bien gérées, résilientes. Il est pressant de penser à long terme, même si, dans les urgences de l’heure, c’est encore difficile pour beaucoup d’entre elles. Préparons-nous à retrousser nos manches. 

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7 conseils pour occuper utilement le confinement des dirigeants d’ASBL

1. Appeler vos collaborateurs

Appelez vos collaborateurs, surtout ceux que vous savez inquiets ou avec lesquels vous entretenez moins de contacts. Prenez de leurs nouvelles, et dites-leur combien leur travail est précieux pour l’association. L’occasion de tisser des liens, de découvrir ce qui leur tient à cœur, des talents cachés aussi. Et qui sait, qui pourraient s’avérer utile pour votre association.  

Vous n’êtes pas du type communiquant ? Vos collaborateurs le savent, et apprécieront d’autant plus que vous vous soyez prêté à l’exercice.

N’ayez pas peur de leur demander ce qu’ils espèrent, ce qu’ils redoutent du futur de « leur » association. Le partage des valeurs, c’est la première marche de la motivation. Votre ASBL en aura besoin.

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2. Remercier donateurs et sponsors

Les ASBL oublient quelquefois de remercier les personnes et institutions qui les soutiennent, de les informer de ce qui est fait des moyens qu’ils lui confient. 

La première chose à faire est de vous assurer que la liste de ceux qui soutiennent votre association est bien en ordre. Mais le confinement, c’est surtout « le » moment de leur en donner des nouvelles : faites-leur comprendre que vous pensez à eux, pas seulement quand votre ASBL a besoin de leur soutien. Dites-leur ce que vous faites pour tenir le cap et mériter leur appui. 

Ils risquent de s’en souvenir quand vous les solliciterez à nouveau. 

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3. Absorber votre retard administratif

Dans les ASBL, et c’est bien normal, l’administration passe souvent après l’opérationnel, l’urgent prend le pas sur l’important. Si les urgences de l’heure vous en laissent le temps, c’est le moment de passer en revue les démarches qui auraient pu être négligées : tenue des comptes, dépôt des administrateurs, registre des membres, archivage des délibérations … 

Pensez surtout à exploiter les renseignements qui pourraient en être tirés. Le suivi des comptes vous informe sur la structure de vos dépenses et de vos rentrées, celui des décisions sur le respect du plan d’action, celui des membres sur leur motivation … 

Avant d’être une démarche pesante, ce suivi est d’abord une mine d’informations sur la bonne marche de votre association. 

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4. Augmenter la résilience de votre association

La crise ne manquera pas de mettre en évidence certaines faiblesses de votre association, notamment son exposition à des accidents tels que ceux qui nous arrivent aujourd’hui. 

Parmi celles-ci, viendra probablement la question du financement.  N’y’a-t-il pas moyen d’agir pour protéger votre ASBL des fluctuations en réduisant la part des coûts fixes ou en diversifiant ses sources de financement ? 

Réfléchissez aussi à la communication de votre association : passez en revue ses différents publics (bénéficiaires, volontaires, donateurs …), et demandez-vous comment votre ASBL se présente à leurs yeux. La crise révèle peut-être des voies pistes de contact.

Pourquoi ne pas mettre sur pied un groupe de travail réunissant vos collaborateurs les plus directs, en exploitant échanges de mails et possibilités de téléconférence ? Mais sans oublier, à la rentrée, de poursuivre et de conclure.

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5. Scanner votre site internet

Depuis quand n’avez-vous plus regardé le site de votre association ? Le moment est idéal pour l’observer avec du recul !

N’est-il pas trop orienté vers la description de votre association plutôt que vers les besoins de votre public ? La formulation de vos objectifs est-elle suffisamment claire, n’a-t-elle pas évolué, ne faut-il l’adapter à la crise que nous traversons, aux difficultés d’après qui s’annoncent ? 

Le message ou le look n’ont-ils pas un peu vieilli ? Comment faites-vous le lien avec les réseaux sociaux ? Et disposez-vous des moyens et des connaissances techniques pour maîtriser ces outils ? 

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6. Penser à revoir vos statuts

Le nouveau Code des Sociétés et des Associations devra bientôt être traduit dans vos statuts. C’est aussi le moment de réfléchir à la gouvernance de votre ASBL, et à certaines difficultés de gestion typiques des associations, qui frappent peut-être la vôtre : pour la prise et le suivi des décisions, la sclérose, la pléthore ou le vide des organes de gestion, l’existence de tensions. Des statuts bien pensés peuvent booster la mécanique de votre association. 

Pensez en particulier à l’objet social : les buts initiaux sont-ils confirmés ? Les activités ont-elles évolué, ou doivent-elles évoluer ? N’oubliez pas les nouvelles opportunités offertes par le Code.

Sans oublier le règlement d’ordre intérieur ni les autres règlements : la déontologie, la prévention du harcèlement, la vie privée, sont-elles bien respectées dans votre association ?

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7. Préparer la reprise !

Il s’agit de régler ce qui devra être fait juste au sortir de la période de confinement. 

Bien que nous ne soyons pas encore fixés sur ce point, il n’est pas trop tôt pour penser à ce qui pourra être fait de la période des vacances d’été. Ni à ce que vous allez écrire à votre public, à vos publics, pour avertir qui de droit de la reprise de vos activités.

Et pour le personnel, n’oubliez pas une petite fête pour le retour, histoire de souffler ensemble ! 

Marc Thoulen, expert MonASBL.be