Organiser une vente de sapins et une boutique de Noël : les conseils de l’ASBL Le Silex

La période des fêtes de fin d’année est l’occasion idéale pour récolter des fonds pour votre ASBL. Vous pouvez notamment organiser une vente de sapins et une boutique de Noël. Pour vous guider, MonASBL.be a recueilli les précieux conseils de l’ASBL Le Silex, forte d’une expérience de 50 ans.

Le Silex, c'est l'histoire d'un groupe d'amis qui lance, en 1974, une ASBL. Son objectif est de promouvoir l’inclusion des personnes porteuses de handicap à travers des activités de loisirs.

Le hasard a voulu que l’année de leur création, on leur propose de récupérer 200 sapins ardennais. De cette opportunité est née "l’Opération sapins et boutique de Noël" qui existe aujourd’hui depuis 50 ans ! La coordinatrice du projet, Bernadette de Mûelenaere, nous confie ses bons conseils pour la mise en place et la viabilité d’un tel projet.

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1. Déterminer l’objet qui correspond à l’ASBL

Définir un projet en lien avec l’esprit de votre association

Le premier conseil de Bernadette est de prendre le temps de bien définir l’objet du projet financier en fonction de l’esprit de l’association. Il faut qu’il y ait une concordance entre ce que l’ASBL propose tout au long de l’année et ce qu’elle met en vente lors d’un événement ponctuel : "Il faut bien savoir quel est l’objet qui correspond à l’ASBL et ce qui peut être vendu. Par exemple, faire des Bics avec le nom de l’ASBL ne me semble pas être une bonne idée car tout le monde le fait. Je crois qu’il faut être un peu original."

De façon plus large, une réflexion sur la "mode" du moment permet de rendre le projet plus viable : "L’opération qu’on met en place doit rentrer dans le projet de l’association mais aussi dans le projet de la société. Par exemple, il y a 20 ans on ne parlait que des Pin’s, on a donc vendu ces accessoires mais aujourd’hui, ces produits n’ont plus de succès."

Proposer des services originaux

Une fois l’objet défini, il est intéressant d’étudier les services qui y sont rattachés. Pour la vente de sapins, l’ASBL Silex a pu observer qu’il était rare de pouvoir réserver son arbre de Noël, encore moins de se le faire livrer.

Ce sont donc deux services qu’elle a décidés de mettre en place. Elle développe : "La personne achète le sapin qu’on met dans un box spécial 'Enlèvement' et pour telle date, la personne viendra retirer son sapin. C’est notre avantage par rapport à pas mal de vendeurs de sapins. On fait également de la livraison pendant 5 jours. C’est un ami qui prend congé afin d’assurer la livraison dans les communes proches."

La spécificité des services de l’Opération Sapins s’illustre également sur le site de vente. Chez Silex, "le client est roi", insiste Bernadette. Et pour elle, c’est primordial. Cela reflète l’ADN de l’ASBL et fidélise les clients. Elle nous confie : "L’un des facteurs de réussite est de prendre le temps. On prend le temps de montrer les sapins aux personnes, de discuter, de comprendre ce qu’elles veulent, d’expliquer ce que nous faisons et l’importance de l’inclusion."

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2. Etablir des pôles et des compétences précises

Maintenant que l’objet de l’opération financière est défini, il faut définir les différents pôles de l’opération. Pour l’ASBL Silex, ils sont au nombre de cinq : l’achat et la gestion du matériel, la communication, la commande des sapins – objets de la boutique, le recrutement et la gestion des volontaires et l’achat de nourriture pour les repas des volontaires. Dans ces différents pôles, s’activent les travailleurs de l’ASBL, ses membres et les volontaires. Pour elle, il est primordial d’être à l’écoute des compétences de chacun afin qu’ils soient à l’aise et motivés pour les tâches qui leurs sont confiés.

De plus, cela permet d’être en confiance dans la délégation des tâches : "La délégation est primordiale et donc la confiance envers les personnes en charge aussi. Les compétences sont très segmentées et c’est très important car tout le monde n’a pas les mêmes compétences. La personne qui va décorer n’est pas la personne qui va cuisiner. Il faut connaître les goûts et les compétences de chacun."

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3. Réaliser un planning détaillé

Les différents pôles d’action sont définis ? Maintenant, passons au planning. Qui fait quoi et quand ?

La réflexion et mise en place des projets de Noël de l’ASBL Silex se déroulent sur toute l’année : quatre réunions entre janvier et septembre et une présence à temps plein à partir de mi-novembre. "La vente se finit fin décembre et nous avons déjà une réunion de prévue le 20 janvier pour faire le bilan et organiser l’année prochaine", précise la coordinatrice du projet. C’est le moment de "noter tout ce qui s’est bien passé et ce qui s’est moins bien passé. Il ne faut pas avoir peur de se dire ce qui n’a pas fonctionner."

Quelques mois plus tard, l’équipe se réunit à nouveau pour concrétiser les solutions des éléments qui n’ont pas fonctionner.

Le troisième temps fort est la commande de sapins en juin. Pour la boutique, la commande se réalise encore plus tôt, au mois de mars

Enfin, "En juin, on fait aussi une réunion pour choisir le thème de la communication." Autour de ces quatre grands moments, d’autres réunions gravitent avec les personnes des pôles concernés.

Bernadette ajoute : "Il faut compter trois gros mois de préparation."

La communication

En 50 ans, la communication de l’ASBL a évolué en s’ouvrant aux réseaux sociaux, agrémentée d’un mail publicitaire que les membres envoient à leur entourage pour qu’il diffuse autour de lui. Pour attirer toujours plus de monde, Bernadette insiste sur le fait de renouveler sa communication : "Il faut une communication active et différente d’une année à l’autre qui touche différents aspects."

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4. Coordonner les volontaires : pierre de voute du projet

Un projet financier pour une ASBL ne peut généralement pas exister sans la participation des volontaires. C'est donc un pôle primordial pour la bonne viabilité du projet.

Les membres de l’association peuvent constituer une bonne base de volontaires. Cependant, il est important d’élargir cette base afin de pouvoir faire face aux imprévus (maladies, empêchements...) Bernadette nous confie : "Pour en avoir le plus possible, on passe des annonces de recherche de volontaires auprès de la presse, la radio, sur les réseaux sociaux..."

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D’autres sources permettent le recrutement de volontaires par exemple : les team-building sociaux ou les partenariats avec d’autres associations. "Nous avons l’avantage d’être contacté par différentes entreprises dans le cadre de team-building social. Ainsi, ce sont les premiers que je contacte afin de réserver des créneaux pour ces personnes-là. Nous travaillons également avec un mouvement de jeunes en décrochage scolaire, Solidar’Cité. C’est un projet important pour nous car c’est une autre sorte d’inclusion. C’est très bénéfique pour eux et pour nous car cette réalité-là on ne la connait pas toujours. Je les contacte tôt aussi car l’association bloque des demi-journées dans leur planning."

Bernadette lance l’appel aux volontaires dès septembre afin de pouvoir s’inscrire dans les agendas des différentes structures et obtenir une base solide de volontaires. L’ASBL Silex possède une liste de 700 volontaires pour un besoin effectif de 400.

Elle insiste : "Cela demande une rigueur, une organisation et de l’anticipation car il faut toujours prévoir que certaines personnes ne pourront finalement pas venir."

Il faut également penser à couvrir ses volontaires contre tout accident en souscrivant une assurance spéciale volontaires.

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5. La logistique, à ne pas négliger

Le stockage

Quand on commande 3.500 sapins et 1.800 décorations, un lieu de stockage semble être un point primordial dans l’organisation.

Concernant les sapins, il n’y a pas de stockage en amont. Ils sont livrés pour la vente. S’il reste des sapins invendus, l’ASBL les proposent à prix libre.

Pour les décorations pour la boutique, les caves de la structure ne sont pas suffisantes. C’est donc celles des membres qui sont sollicitées.

Le matériel

Afin d’assurer au mieux les services, il est important de bien s’équiper. Ainsi, deux caisses de paiement sont prévues pour le week-end contre une seule durant la semaine. Cela permet de gérer l’affluence plus forte de la fin de semaine. On trouve également deux terminaux Bancontact et un ordinateur pour gérer les réservations et livraisons.

Afin de permettre la circulation dans l’espace de vente des sapins, des barrières sont nécessaires. Et c’est vers la commune que s’est tournée l’ASBL. Le bâtiment qu’elle occupe est la propriété de la commune. Ainsi, dès septembre, Bernadette contacte les agents communaux afin de les avertir de l’organisation de l’opération sapins et boutique : "A partir de septembre, j’entame les démarches administratives pour obtenir les autorisations auprès des différents acteurs politiques. Pour les panneaux sur le boulevard qui indiquent notre marché, pour cette autorisation, c’est à la région qu’il faut s’adresser pour avoir l’accord. C’est comme pour les subsides. Au début, on ne sait pas trop vers qui se tourner et à force d’expérience, on apprend."

Avec les règles sanitaires de cette période, "il faut également penser aux plexiglas, aux masques, au gel... Il faut prendre en compte l’impact de ces investissements qui n’existaient pas les années précédentes sur les bénéfices."

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6. Budget prévisionnel : "Tester d'abord à petite échelle"

Lors de la première édition d’un événement, le budget prévisionnel est difficile à définir. C’est pour cela que la coordinatrice du projet de l'asbl Silex conseille de commencer petit : "Il faut tester les choses à petite échelle"

Définir le plus gros poste de dépenses est alors primordial et encore une fois, les compétences des volontaires peuvent faire la différence. Pour l'association, les plus gros investissements concernent les achats de sapins et de décorations : "La personne qui s’occupe de l’achat des sapins a des très bonnes compétences en matière de négociations. Il ne lâche rien et prend garde à la qualité des produits ce qui se répercute sur les ventes, la satisfaction des clients, la fidélisation et donc sur les bénéfices."

Les bénéfices de l’opération sapins et boutique couvrent un tiers des besoins de l’association. Les deux autres tiers sont obtenus par les subsides et les cotisations des membres. Bernadette précise qu’avec l’augmentation des charges (salaires, maison, entretien...) et la stagnation des subsides, "Les bénéfices permettent de faire vivre le quotidien de l’association. Ils permettent aussi à certains membres de pouvoir participer à des activités sans devoir tout payer. Par exemple, quand nous organisons de repas, on ne fait payer que 5 euros ce qui ne couvre que la nourriture. Tout ce qui concerne les charges sont à nos frais." Alors qu’au début, l’argent récolté par l’opération permettait d’organiser des projets exceptionnels.

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Evénement ponctuel : pas de TVA sur les bénéfices

La bonne nouvelle est qu’en tant qu’évènement ponctuel, les bénéfices de "l’Opération sapins et boutique de Noël", organisée par l'ASBL Le Silex, ne sont pas soumis à la TVA.

De manière globale, si votre ASBL réalise une vente de sapins, de décorations de Noël ou bien encore de crèpes, le SPF Finances rappelle que vous n’êtes pas redevable de TVA pour autant que :

  • votre ASBL soit exemptée de TVA
  • les activités sont organisées dans le but d’apporter un soutien financier à l’ASBL
  • l’activité est organisée par l’ASBL et que l’apport éventuel est au profit de l’ASBL uniquement

Attention ! Des activités de ce genre ne peuvent pas survenir fréquemment, sinon elles seront considérées comme une activité principale.

7. Derniers conseils pour la route...

Après 50 ans d’existence, l’opération sapin a évolué à la lumière des apprentissages qu’ont apportés chacune des éditions. Bernadette nous confie : "La professionnalisation de ce projet s’est réalisée au fil des années. Au début, nous faisons ça un peu comme on pensait mais maintenant, nous avons toute une procédure qui est primordiale pour mener un projet financier au bout."

La coordinatrice conclut sur quelques tips en guise de cadeaux de Noël :

  • "S’entourer d’une équipe prête à collaborer. L’organisation que demande un projet financier ne peut pas être portée tout seul."
  • "Savoir faire face à l’imprévu."
  • "Lancer le projet à petite échelle."
  • "Si on veut des volontaires enthousiastes, il faut être flexible, savoir arranger, être convivial... Cependant l’engagement volontaire est un engagement sérieux."

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