Organiser des réunions efficaces : soignez vos ordres du jour !
La réussite de vos projets en équipe passe par des réunions efficaces, chose impossible sans une préparation minutieuse des ordres du jour. Un ordre du jour soigné vous évite de tirer ces moments de rencontre en longueur, principale source du sentiment de réunionite qui fait que les collaborateur·trice·s se réuniront avec des pieds de plomb.
Une réunion sans un ordre du jour (ODJ) soigné, on sait quand on y entre, mais rarement quand on en sort, et surtout avec quoi (ce qu’on en retire pour le projet).
C’est l’animateur·trice de réunion qui envoie l’invitation à la réunion, accompagnée de l’ODJ. C’est lui qui agence ensuite l’ordre des points en fonction des priorités et de l’équilibre du temps et des prises de parole. Si l’un ou l’autre point doit être modifié, supprimé ou ajourné, celui ou celle qui a ajouté ce point doit en être averti avant la réunion. Cela évitera les frustrations inutiles.
Lire aussi : Organiser des réunions efficaces au sein de l’ASBL : conseils d’experte
Des clés pour un ODJ efficace
Pour être efficace, un ODJ doit réunir les qualités suivantes :
- des points clairs ;
- des points concis ;
- des points hiérarchisés ;
- des points mesurables dans le temps ;
- des points associé
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