Se préparer en amont
Avant d’accueillir le nouveau travailleur, il peut être utile d’établir une liste ou une procédure des étapes à ne pas oublier, afin de s’assurer de fournir un cadre exhaustif au nouveau collaborateur. La création d’une procédure à réutiliser est une manière de s’assurer d’un traitement identique pour chaque nouvel engagement – et d’éventuellement gagner du temps en termes de préparation.
- identifier la personne qui s’occupe de l’accueil : ce collaborateur/l’employeur prendra le temps de faire les choses dans les règles de l’art, d’expliquer le fonctionnement de l’ASBL, de mettre à l’aise le nouvel arrivant et sera en mesure de répondre à ses questions pratiques.
- prévenir l’équipe du jour de l’arrivée de leur nouveau collègue
- s’assurer que le règlement de travail est à jour, pour pouvoir le mettre à disposition du travailleur.
- préparer les aspects pratiques : prévoir du temps pour l’installation des messageries diverses, s’assurer que le poste de travail est prêt pour l’arrivée du travailleur (bureau, matériel nécessaire, badge/clé, …)
Premier jour : clarifier le fonctionnement de l’ASBL
Clarifier les missions
L’essentiel de cette journée est que le nouveau collaborateur reparte avec une vision claire de ses missions, et de ce qui est attendu de lui. Le rôle et l’écosystème de l’ASBL doit lui être présenté clairement.
Qui fait quoi
Bien sûr, l’accueil d’un nouveau membre dans l’équipe va de pair avec une présentation des personnes avec qui il sera amené à travailler. Il est aussi important que ce dernier sache à qui s’adresser dans diverses situations, notamment en matière RH.
Présenter l’ASBL
Il peut être utile, pour éviter de « noyer » le nouveau travailleur dans les informations, de lui fournir une brochure « ressources » pour présenter l’ASBL. Les éléments essentiels (personnes de contact, outils de travail, partenaires, …) peuvent figurer dans un seul document, préparé en amont.
Enfin, la planification des jours à venir permettra au collaborateur d’aborder sa nouvelle fonction sur des bases claires.
Les points à retenir
On l’aura compris, se préparer à l’arrivée d’un nouveau collaborateur implique d’observer le fonctionnement de l’ASBL dans son ensemble. Ce que l’on retient :
- Prévoir du temps en amont : identifier la personne chargée de l’accueil, s’assurer que les aspects pratiques liés au poste de travail sont en ordre, préparer une brochure éventuelle, …
- Impliquer toute l’équipe lors de l’arrivée
- Planifier la journée d’accueil ainsi que les jours suivants
- Se montrer à l’écoute