Toute entreprise soumise à l’obligation de publication des comptes annuels doit établir un bilan social. Ce bilan reprend des informations spécifiques sur le profil et les mouvements du personnel ainsi que sur les activités de formation au sein de l’entreprise.

Certaines entreprises ne devant pas déposer leurs comptes annuels à la Banque Nationale de Belgique (BNB – Centrale des bilans) sont également tenues d’établir et de publier un bilan social :

• les hôpitaux (sauf s’ils ont pris la forme d’une SRL ou d’une grande ASBL) ;
• les personnes morales de droit privé qui compte au moins 20 ETP en moyenne.

Lire aussi : Le bilan social : pour les ASBL aussi ?

Sous quelle forme le publier ?

Depuis la modification de la directive comptable au 1er janvier 2016 (transposition de la directive comptable européenne – directive 2013/34/UE du 26.06.13 – en droit comptable belge), le bilan social ne doit plus obligatoirement être intégré à l’annexe des comptes annuels.

Même si la règle est désormais de le fournir sur un document distinct, le bilan social peut encore être intégré aux comptes annuels (schéma complet). Les petites ASBL et les micro-ASBL qui appliquent un schéma abrégé ou un microschéma sont par contre tenues de le publier à part.

Consultation et concertation internes

Qu’il fasse partie des comptes annuels ou non, le bilan social doit toujours être communiqué et discuté au conseil d’entreprise (ou, à défaut, auprès de la délégation syndicale) en même temps que les comptes annuels de l’ASBL.

Si l’ASBL ne compte ni conseil d’entreprise ni délégation syndicale, les travailleurs doivent pouvoir le consulter là où est affiché le règlement de travail.

Les petites ASBL et micro-ASBL peuvent se contenter de publier leur bilan social sous schéma abrégé ou microschéma. Elles doivent cependant soumettre ce bilan ainsi que les comptes annuels selon le schéma complet à l’organe de concertation compétent ou aux travailleurs. Ils doivent ensuite être transmis à l’assemblée générale (AG) pour approbation.

Dépôt à la BNB

Document distinct ou non, le dépôt doit être effectué par l’organe d’administration (OA) dans les 30 jours suivant l’approbation des comptes annuels et au plus tard 7 mois après la date de la clôture de l’exercice fiscal.

Concrètement, si l’exercice se termine le 31 décembre, ce qui est le cas le plus courant. Dans ce cas, l’AG doit se tenir au plus tard le 30 juin et le dépôt à la BNB (dont le bilan social) doit être fait au plus tard le 31 juillet.

A priori, le bilan social est donc déposé séparément auprès de la BNB. Si l’ASBL le dépose volontairement dans le cadre des comptes annuels, il ne doit pas être envoyé une seconde fois séparément.

Les documents doivent être envoyés à l'adresse suivante :

Banque Nationale de Belgique

Centrale des bilans - Bilan social

Boulevard de Berlaimont 14

1000 Bruxelles

Déposer le bilan social à part pour éviter la publicité ?

Avec l’évolution de la législation, certains dirigeants de sociétés et d’associations ont pu penser, à tort, qu’en publiant leur bilan social au moyen d’un document distinct, ils éviteraient de le rendre accessible à des tiers (concurrents, fournisseurs, clients, etc.).

Or, quel que soit son mode de dépôt (en annexe des comptes annuels ou dans un document distinct), le bilan social doit toujours être accessible au public. En vertu de l’article 3:15 du Code des sociétés et associations (CSA), « la Banque Nationale de Belgique est chargée de délivrer copie, sous la forme déterminée par le Roi, à ceux qui leur en font la demande, des documents visés aux articles 3:10 et 3:12, soit de tous ces documents, soit des documents relatifs à des sociétés nommément désignées et à des années déterminées. » Le bilan social en fait partie.

Par ailleurs, la centrale des bilans de la BNB intègre ces données individuelles dans ses statistiques. Celles-ci sont alors mises à disposition du public. Seules les données individuelles des entreprises qui ne doivent pas déposer leurs comptes annuels auprès de la BNB ne sont pas mises à la disposition du public. Raison pour laquelle le dépôt du bilan social est gratuit.

Sanctions

En cas de non-dépôt, le dommage subi par les tiers sera, sauf preuve contraire, supposé résulter de cette omission. Les infractions à la législation relative au bilan social relèvent du Code pénal social (articles 204 et 205) :

• si le bilan social n’est pas établi, l’employeur, les préposés ou mandataires, risquent une amende pénale de 50 € à 500 € ou une amende administrative de 25 € à 250 € ;
• en cas de non-dépôt à la BNB, ils encourent la même sanction ;
• en cas d’infraction délibérée et volontaire, l'amende pénale varie de 100 € à 1 000 € et l'amende administrative de 50 € à 500 euros.