Parmi les documents du marché public, on retrouve :
- l’avis de préinformation ;
- l’avis de marché ;
- le cahier spécial des charges (CSC) ;
- les annexes.
L’avis de préinformation mis à part, ces documents forment le cadre contractuel et servent de référence légale pour les deux parties.
1. L’avis de préinformation
En début d’exercice budgétaire ou en prévision de travaux, l’ASBL, dans ce cas-ci le pouvoir adjudicateur, a la possibilité de publier un avis de préinformation en vue d’un futur marché public.
Cette publication (non obligatoire) permet de réduire les délais de réception des offres.
Lire aussi : Réponses à un marché public : quels sont les délais ?
Cet avis est diffusé via le Bulletin des adjudications, disponible sur ce lien et, le cas échéant, via le Journal officiel de l’Union européenne (UE).
2. L’avis de marché
L’avis de marché lance la mise en concurrence du marché. Il est obligatoire en cas de procédure avec publicité.
L’avis de marché est rédigé à l’aide d’un formulaire ad hoc. Y sont repris notamment :
- les coordonnées de l’ASBL,
- les modalités d’obtention du cahier des charges (CSC) ;
- l’objet du marché : description étendue ;
- les renseignements d’ordres juridique, économique, financier et technique ;
- les conditions de participation au marché : motifs d’exclusion, critères de sélection, etc. ;
- les conditions du marché ;
- le type de procédure choisie ;
- les renseignements administratifs : date de soumission des offres ou des demandes de participation, etc. ;
- les informations complémentaires : procédures de recours, conditions de renouvellement, échanges électroniques, etc.
3. Le cahier spécial des charges (CSC)
Le cahier spécial des charges constitue le document de référence du marché. Il n’y a pas de modèle type.
Il reprend les clauses spécifiques du marché. Il comprend généralement deux volets : un volet administratif et un volet technique.
Le volet administratif inclut habituellement :
- l’objet du marché ;
- l’identification complète du pouvoir adjudicateur (ASBL) ;
- le mode de détermination des prix ;
- les clauses de passation du marché (loi du 17 juin 2016 et arrêté royal du 18 avril 2017) :
- le mode de passation choisi ;
- les clauses d’exclusion ;
- les critères de sélection ;
- les critères d’attribution ;
- etc.
- les clauses exécutoires (arrêté royal du 14 janvier 2013), entre autres :
- les assurances ;
- les droits intellectuels ;
- les conditions de modification du marché ;
- les pénalités ;
- les mesures d’office ;
- les actions en justice ;
- les délais d’exécution ;
- les modalités de facturation et de paiement ;
- etc.
- les questions des soumissionnaires ;
- les délais ;
- le format de l’offre ;
- le contenu de l’offre ;
- les modalités de dépôt des offres ;
- des informations diverses ;
- etc.
Le volet technique inclut l’ensemble des spécifications techniques des travaux, fournitures ou services demandés.
Ces spécifications ne peuvent pas être discriminatoires ou exclusives. Sauf exception, le CSC ne peut pas faire référence à des produits d’une fabrication ou d’une provenance déterminée, des procédés particuliers, des marques, des brevets, une origine ou une production déterminée, etc.
Ces mentions sont autorisées dans deux cas particuliers :
- elles sont justifiées par l’objet du marché (pièces de rechange d’une marque déterminée ou en cas de monopole mondial) ;
- elles sont accompagnées des termes « ou équivalent ».
Notons également que le SPF Stratégie et Appui a rédigé des templates des différents cahier des charges. Ils sont disponibles sur ce lien.
4. Les annexes
Sans que ce soit une obligation, l’ASBL (pouvoir adjudicateur) peut annexer une série de documents au CSC : inventaire, spécifications techniques détaillées, plans, modèles, canevas, listes, etc.